Prozesse, Systeme, Automatisierung
Operative Architektur
Family Offices wachsen selten nach Plan. Aufgaben kommen dazu, Systeme werden ergänzt, Wissen sammelt sich bei einzelnen Personen. Wir ordnen diesen Betrieb neu: klare Abläufe, verbundene Systeme und wiederkehrende Arbeit, die nicht mehr von Hand erledigt werden muss.
Fragen, die sich Familien und Office-Leitungen stellen
Warum hängt so viel an einzelnen Personen?
Fällt jemand aus, weiß niemand genau, wo welche Unterlage liegt und wer was freigibt.
Warum gibt es dieselbe Zahl in drei Versionen?
Bank, Buchhaltung und die eigene Liste zeigen unterschiedliche Stände, und der Abgleich kostet jeden Monat Tage.
Können wir KI nutzen, ohne die Kontrolle abzugeben?
Das Interesse ist da, aber im Office darf nichts geschehen, das später niemand nachvollziehen kann.
Was wir tun
Bestandsaufnahme der Abläufe. Wir erfassen, wer was wann mit welchen Daten tut, wo Freigaben liegen und wo Arbeit doppelt oder gar nicht gemacht wird. Das Ergebnis ist eine Landkarte Ihres Betriebs, keine Foliensammlung.
Rollen und Zuständigkeiten. Aufgaben, Vertretungen und Freigabegrenzen werden festgelegt und dokumentiert, damit das Office auch dann funktioniert, wenn jemand nicht da ist.
Systeme und Daten verbinden. Bankverbindungen, Buchhaltung, Beteiligungsdaten und Dokumente fließen in einer etablierten Unternehmenssoftware zusammen. Wo bestehende Systeme gut funktionieren, binden wir sie an, statt sie zu ersetzen.
Automatisierung. Kontoabgleich, Belegverarbeitung, das Zusammenführen von Berichten aus mehreren Quellen: Was sich wiederholt, läuft künftig ohne Handarbeit.
KI-Agenten unter Aufsicht. Wo sie Arbeit abnehmen, setzen wir KI-gestützte Agenten ein, nach festen Regeln: Jeder Schritt wird protokolliert, jedes Ergebnis ist nachvollziehbar, und Entscheidungen gibt ein Mensch frei. Wo Ihre Daten liegen und welche externen Dienste verwendet werden, entscheiden Sie.
Aus der Praxis
In einer Familienholding in Wien und ihrer börsennotierten Beteiligung haben wir Prozesse neu geordnet, Systeme und Datenbanken verknüpft, wiederkehrende Abläufe automatisiert und KI-Agenten in den Betrieb eingeführt, jeweils mit Protokollierung und menschlicher Freigabe.
Dabei wurden knapp 30 Kernprozesse aufgenommen, jeder Arbeitsschritt auf sein Automatisierungspotenzial bewertet und rund 20 kurzfristig umsetzbare Maßnahmen priorisiert. Etwa 4.000 Verträge sind seither volltextdurchsuchbar.
Format
Der Einstieg ist eine Bestandsaufnahme zum Festpreis, in der Regel zwei bis vier Wochen. Die Umsetzung folgt in Modulen mit definiertem Ergebnis und endet mit der Übergabe an Ihr Team, einschließlich Dokumentation und Einschulung. Laufende Automatisierungen betreuen wir auf Wunsch zu einer festen Pauschale weiter.
Sie erkennen Ihr Office wieder? Ein erstes Gespräch dauert dreißig Minuten und ist unverbindlich.
Erstgespräch vereinbaren